Les fiches-action de Penelope - accompagnement des porteurs de projet

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Partenariats scolaires bilatéraux Comenius 2013

Qui peut en bénéficier ?

Les établissements de formation initiale, de la maternelle à la fin du second cycle général, technologique ou professionnel, qu'ils soient publics ou privés sous contrat.

Quand ?

Prochaine date limite de candidature : 21/02/2013
candidature fermée

Comment ?

Type de candidature : eForm (PDF)
Consulter les modalités de candidature

Quelle durée ?

La durée d'un partenariat est de 2 ans

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Partenariats scolaires bilatéraux Comenius 2013 - étape par étape

Préparation de la candidature

Avant de déposer le dossier de candidature pour obtenir un financement, un temps de préparation est nécessaire d'une part pour inscrire le projet dans la vie de l'établissement et d'autre part pour trouver un partenaire européen.

Pour aider les établissements scolaires à trouver des partenaires, le programme Comenius a conçu la plate-forme internet eTwinning, outil de recherche et d'échange pour l'enseignement scolaire en Europe.

Que ce soit à distance ou lors de réunions appelées visites préparatoires Comenius, une concertation entre les partenaires est indispensable pour choisir le coordinateur du projet et planifier les activités sur les deux années.

Pour en savoir plus sur les possibilités de financement offertes au titre des séminaires de contact et visites préparatoires, référez-vous aux fiches-actions afférentes.

Pour prendre connaissance des différents points à aborder au sein de l'équipe du partenariat, vous pouvez consulter le document intitulé « exemple d'un formulaire de partenariat scolaire » sur cette page.

Les spécificités d'un partenariat bilatéral Comenius :

Au cours du projet, les élèves et les enseignants des deux pays travaillent ensemble sur un thème commun et élaborent conjointement un produit final.

Ces projets prévoient des échanges de groupes d'élèves, âgés de 12 ans et plus, qui restent au moins dix jours dans l'établissement scolaire partenaire. Si la langue de l'établissement partenaire n'est pas au programme des élèves, l'établissement doit organiser une préparation linguistique d'au moins vingt heures.

A la demande de la Commission Européenne, seulement 10% des projets financés sont des projets bilatéraux. Cela implique une plus grande exigence de qualité sur ce type de projet. 

Appel à propositions

Il est recommandé de lire les passages dévolus à l'action Comenius partenariat scolaire dans l'appel à proposition 2013 publié par la Commission Européenne.

Outre les priorités et les objectifs du programme, ce texte indique les modalités pratiques de la candidature. Il est important de respecter la date annuelle de dépôt du dossier de candidature à l'agence. Cette échéance permet le traitement de tous les dossiers à l'échelle européenne pour un démarrage du projet en septembre de la même année.

Une circulaire du BOEN publiée chaque année fixe les objectifs nationaux pour l'année scolaire en cours. 

Candidature

Le financement des partenariats dépend du nombre minimum de mobilités à effectuer, déterminé par chacun des partenaires européens. Un nombre de mobilités définit un forfait.

Ce budget sous forme de forfait couvre les frais de déplacement et de séjour dans les pays des partenaires du projet et les frais de mise en place et de réalisation du projet.

Modalités de candidature

C'est au coordinateur du projet de partenariat que revient la tâche de renseigner le formulaire de candidature en ligne (eform) qui s'applique à son pays, dans la langue de travail utilisée par l'équipe européenne. Le descriptif général du projet est le même pour les deux partenaires. En revanche, chaque partenaire a la latitude pour définir sa place dans la répartition des tâches, les activités qu'il va développer, les enseignants et les élèves impliqués et le nombre minimum de mobilités demandé.

Une fois que le coordinateur a intégralement complété la candidature en ligne, il fait parvenir à son partenairele formulaire définitif, sous format PDF.

Chaque partenaire imprime le dossier complété, fait apposer les signatures demandées et l'envoie par courrier postal à l'agence nationale de son pays avant la date limite de dépôt (cachet de la poste faisant foi). Le coordinateur envoie un dossier avec les signatures originales et deux copies à son agence nationale.

Note pour les écoles publiques : à la différence des lycées ou des collèges, les écoles ne sont pas dotées de la personnalité morale et ne gèrent donc pas de budget. La gestion financière du projet européen peut être assurée soit par la municipalité soit par l'Office Central de la Coopération à l'Ecole (OCCE). Il est donc utile, au stade de la candidature de prendre contact avec les personnes qui gèreront la partie financière du projet, s'il est accepté.

Dépôt de candidature pour les organismes français

Les partenaires français doivent envoyer un original de la candidature et les coordinateurs français doivent envoyer un original et deux copies de la candidature à l'adresse suivante :

Agence Europe-Education-Formation France
Département gestion - pôle Comenius/Grundtvig
25 quai des Chartrons
33080 Bordeaux cedex

Pour l'Appel à Propositions 2013, ce dépôt doit être effectué au plus tard le 21/02/2013, cachet de la poste faisant foi. Attention : vous devez impérativement télécharger, compléter et signer la fiche d'entité légale, disponible ci-contre.

Toute contractualisation sera impossible sans la réception d'une fiche d'entité légale conforme. La signature et le cachet apposés sur la fiche d'entité légale doivent être identiques aux cachets et signatures de la déclaration du formulaire de candidature, sauf pour les écoles publiques primaires.

ADRESSES ÉLECTRONIQUES

Important : il est essentiel de nous communiquer dans votre dossier de candidature une adresse mail valide. Un certain nombre d'informations relatives au traitement de votre projet vous seront communiquées uniquement par courriel. C'est notamment par mail automatique que vous serez notifié, après confirmation de la réception de votre candidature, des codes d'accès qui vous permettront de suivre l'avancement de votre dossier sur l'espace Penelope.

Eligibilité

Un projet bilatéral implique deux partenaires issus de deux pays différents et éligibles au programme Life Long Learning. Si ce critère n'est pas respecté, le projet sera rendu inéligible.

Ne seront acceptées par établissement qu'au maximum deux candidatures distinctes de partenariat scolaire COMENIUS : un projet de partenariat bilatéral et un projet multilatéral ou deux projets multilatéraux.

Si cette limite est dépassée, toutes les candidatures déposées seront alors déclarées inéligibles.

A noter, seules seront acceptées les candidatures portant la signature originale du représentant légal de l'établissement.

Evaluation

La qualité du projet est évaluée dans le pays du coordinateur par un jury d'experts externes indépendants. Pour un coordinateur français, l'évaluation de la candidature sera organisée par l'agence nationale française, sur le principe d'une double évaluation. C'est pourquoi il est demandé l'original et deux copies du dossier au coordinateur français.

Chaque projet est évalué selon une grille élaborée au niveau européen et obtient une note sur 100 points.

Sur la base de ces évaluations, un comité national d'évaluation se réunit afin d'arrêter une proposition de sélection des candidatures.  Les projets sont ensuite financés en fonction du budget disponible des agences des deux partenaires.

Résultats des sélections

La liste de tous les projets sélectionnés est publiée en ligne sur le site de l'agence dès le mois de juillet. Une notification est envoyée ensuite par voie postale ou par courriel à tous les établissements français par l'agence nationale.

Ressources

Résultats des sélections (nouveau)

Contrat

Les projets sélectionnés sont appelés à signer un contrat avec l'agence 2e2f les engageant sur le respect des objectifs, du plan de travail, des mobilités et des résultats définis dans la candidature.

La durée contractuelle du projet de partenariat est de 24 mois (du 1er août 2013 au 31 juillet 2015)

Le contrat est à télécharger depuis l'espace bénéficiaire Pénélope en suivant les instructions indiquées dans la notification envoyée à l'établissement.

Attention : vous devez impérativement télécharger, compléter et signer la fiche d'entité légale lors de la candidature. Si vous ne l'avez pas fait à la candidature, vous devez l'envoyer dans les plus brefs délais.

A défaut d'avoir joint à votre dossier de candidature la fiche dûment complétée, il vous faudra l'envoyer dans les plus brefs délais, toute contractualisation étant strictement conditionnée à l'enregistrement exhaustif de ces informations, avec le niveau de cohérence exigé (cf. notice explicative en page 2 de la fiche d'entité légale).

La signature et le cachet apposés sur la fiche d'entité légale doivent être identiques au cachet et signature de la déclaration du formulaire de candidature.

Avenants au contrat

Des modifications peuvent être apportées au cours du projet. Certaines modifications feront l'objet d'une simple information à l'agence, datée et signée par le représentant légal du projet. Cette demande fera l'objet d'un avenant au contrat si elle modifie les données contractuelles.

Suivi du projet

La subvention accordée couvre le nombre de mobilités transnationales demandé et les frais liés aux activités générées par le projet.

Comme preuve de la réalisation de l'ensemble des mobilités, l'agence nationale demandera, pour chaque participant aux mobilités, une attestation de présence établie et signée par l'établissement hôte. De plus, au moment du rapport final, le bénéficiaire devra exposer les objectifs, les activités et les résultats de chaque mobilité, qu'elle soit individuelle ou en groupe. Pour chacune, le rapport doit montrer en quoi les différentes activités ont permis de répondre aux objectifs du partenariat.

Seuls le rapport intermédiaire et le rapport final sont obligatoires. Cependant, deux outils d'aide au suivi du projet sont à télécharger ci-contre. Renseignés régulièrement ces tableaux seront utiles lors de l'élaboration des rapports. Vous pouvez les modifier et les utiliser à votre convenance.

Consultez le site QAS qui vous propose une boîte à outils simple et pratique pour mettre en route le projet, l'évaluer et l'inscrire dans le temps.

Rapports

Les porteurs de projet doivent remettre des rapports d'activités sur les aspects qualitatifs du projet. Les formulaires actualisés de ces rapports sont à télécharger depuis l'espace bénéficiaire Pénélope.

Le rapport intermédiaire à mi-parcours, dresse un premier bilan sur l'état d'avancement du projet. Il est à envoyer à l'agence entre le 1er et le 30 juin 2014.

Le rapport final à la fin des 2 ans : comprenant la preuve de la réalisation des activités prévues dans le formulaire de candidature (activités, mobilités transnationales, résultats…). Il est à envoyer dès la fin du projet, entre le 1er août et le 30 septembre 2015.

Aucun justificatif des dépenses ne vous sera demandé par l'agence. Vous devez cependant les conserver pendant 5 ans après la fin du projet au sein de votre structure (voir chapitre sur les contrôles).

Devis et factures : ils sont à conserver conjointement avec le service comptable de votre structure ; ils peuvent être la preuve d'une activité.

Valorisation

La valorisation fait partie intégrante d'un projet Comenius de partenariat scolaire. Partager son expérience et en diffuser les résultats aussi largement que possible permet :

  • de faire connaître dans l'établissement et plus largement au niveau local la qualité du travail accompli par les élèves et les enseignants concernés
  • d'inciter les décideurs politiques à soutenir les projets de coopération européenne dans les établissements scolaires.

Consultez le guide en ligne pour la diffusion et la valorisation des résultats

Un outil de valorisation a été mis en place par la Commission pour tous les partenariats scolaires Comenius, partenariats éducatifs Grundtvig et partenariats Leonardo da Vinci : la base de données européenne EST (European Share Treasure). Alimentée progressivement par chaque établissement dans l'ensemble des pays européens, elle permet une capitalisation des projets développés en Europe.

ATTENTION : Depuis l'appel à propositions 2008, la saisie en ligne des résultats des projets de partenariat est obligatoire sur la base EST

Chaque partenaire du projet doit saisir en ligne et publier les résultats dans sa langue (en français pour les partenaires français), ainsi que la description du projet en français pour les partenaires français. Depuis l'espace bénéficiaire PENELOPE, il est possible d'accéder à la base EST.

Contrôles

Un contrôle financier peut être mis en œuvre à tout moment pendant les 5 ans qui suivent le paiement du solde au bénéficiaire (ou le remboursement par le même d'un trop perçu). Les documents justificatifs doivent donc être conservés pendant cette période.

Ces contrôles peuvent être réalisés par l'agence mais aussi par des auditeurs externes mandatés par l'agence ou la Commission Européenne.

Le contrôle en cours de projet a pour but de vérifier, dans le cadre d'une visite au sein de l'établissement bénéficiaire et généralement pendant la deuxième année, que le projet progresse correctement, que la réalisation des activités et mobilités est conforme au contrat. 1% des projets (au minimum 2 projets) sont contrôlés chaque année.

Le contrôle approfondi consiste en la vérification des activités et mobilités validées par l'agence à la clôture de votre projet. Vous devrez fournir l'ensemble des documents précisés dans le document téléchargeable ci-contre (à venir). En moyenne, 10% des projets (au minimum 10 projets) sont susceptibles d'être contrôlés.