Les fiches-action de Penelope - accompagnement des porteurs de projet

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Visites préparatoires et séminaires de contact Comenius 2012

Qui peut en bénéficier ?

Visite préparatoire : tous les organismes qui envisagent un projet particulier avec un/des partenaires européens déjà contactés et qui souhaitent travailler avec eux sur le contenu et le déroulement du futur projet.

Séminaire de contact : tous les organismes qui recherchent des partenaires sur un thème/secteur/domaine particulier et souhaitent s'inscrire à un séminaire de contact organisé par l'Agence nationale d'un autre pays.

Quand ?

Prochaine date limite de candidature : 6 semaines avant le début de la visite, pour des mobilités entre le 1er janvier 2012 et le 30 avril 2013 le dépôt est en continu du 1er janvier 2012 jusqu’au 31 décembre 2012
candidature fermée

Comment ?

Type de candidature : eForm (PDF)
Consulter les modalités de candidature

Quelle durée ?

La visite préparatoire, d'une durée de 5 jours maximum, permet le déplacement d'une personne par organisme (deux dans des cas dûment justifiés) et comporte un programme de travail détaillé.

La durée du séminaire de contact est indiquée dans le programme du séminaire concerné (3 ou 4 jours en général).

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Visites préparatoires et séminaires de contact Comenius 2012 - étape par étape

Préparation de la candidature

les visites préparatoires permettent de formaliser la candidature du futur projet. Le candidat doit donc avoir pris connaissance des différentes actions financées par le programme, savoir ce qui lui convient et ce qu'il aura à remplir pour son futur dépôt de projet (formulaire de candidature, critères qualité, etc.).

Les visites sont particulièrement utiles pour rencontrer un nouveau partenaire et confirmer et/ou approfondir de premiers échanges verbaux et/ou écrits.

Les visites préparatoires peuvent être déposées en vue d'un futur projet centralisé (géré par l'agence exécutive de la Commission européenne) ou pour un projet décentralisé (géré au niveau de l'agence nationale).

 

Les séminaires de contacts ont l'occasion de rencontrer des collègues européens pour travailler ensemble sur un futur projet, en lien avec une thématique précise.

Les séminaires de contact sont organisés par les agences nationales des 33 pays participant au programme européen d'Education et de Formation tout au long de la Vie. Il est à noter que la plupart des séminaires de contact se déroulent en anglais.

Appel à propositions

Le candidat à une visite préparatoire sera particulièrement attentif à présenter sa structure, ses besoins et le lien avec le futur projet visé. Les activités sur place devront lui permettre d'aborder tous les aspects du futur projet visé.

Séminaire de contact : la publicité des séminaires de contact se fait généralement une à deux fois par an avec des dates de dépôt fixes (contrairement aux visites préparatoires déposées en continu 6 semaines minimum avant la visite).

Candidature

Visite préparatoire : elle peut être déposée à tout moment 6 semaines au moins avant la date prévue du déplacement (cachet de la poste faisant foi) et doit se dérouler obligatoirement en amont du dépôt de projet

Séminaire de contact : la demande doit être déposée au plus tard à la date publiée dans la liste des séminaires (cf. document ressource rubrique préparation de la candidature).

Les dossiers des nouveaux porteurs de projet seront prioritaires.

 

Dans les deux cas (visite et séminaire), le même formulaire de candidature de type eForm est à télécharger, à compléter, à soumettre électroniquement et à envoyer en version papier à :

Agence Europe-Education-Formation France
Département Gestion - Pôle Comenius
25 Quai des Chartrons
33080 BORDEAUX Cedex

 

Attention : vous devez impérativement télécharger, compléter et signer la fiche d'entité légale, disponible ci-contre.

Toute contractualisation sera impossible sans la réception d'une fiche d'entité légale conforme. La signature et le cachet apposés sur la fiche d'entité légale doivent être identiques au cachet et à la signature de la déclaration du formulaire de candidature.

 

Attention : à compter de 2012, la subvention couvre les frais de séjour et, uniquement pour les Pays et Territoires d'Outremer, les frais de voyage.

 

Informations destinées aux écoles primaires publiques : compte-tenu de la situation particulière des écoles primaires publiques, la candidature doit être signée par l'inspection de l'éducation nationale de la circonscription. De plus, dès la réception de votre dossier de candidature, il vous sera demandé de renvoyer la déclaration sur l'honneur et la fiche entité légale complétées et signées par le responsable financier du projet (Maire, responsable de l'OCCE…) afin de préparer le contrat financier en cas d'acceptation.

Eligibilité

Vous devez consulter la grille d'éligibilité spécifique à l'action « visites préparatoires ». Il est vivement recommandé de vérifier le respect de chacun de ces critères avant d'envoyer la candidature.

Attention, la visite préparatoire doit se réaliser en Europe, dans un pays autre que la France.

Le formulaire de candidature utilisé doit être celui de l'agence nationale française.

 Si l'un des critères indiqué dans la grille d'éligibilité n'est pas respecté, la candidature  sera automatiquement déclarée inéligible et ne sera pas évaluée qualitativement.

Evaluation

Votre candidature sera évaluée d'un point de vue qualitatif, en interne à l'agence, une fois les critères d'éligibilité validés.

Nous vous recommandons vivement de consulter les critères qualité avant de remplir votre formulaire. 

Résultats des sélections

Une commission de sélection se réunit régulièrement pour étudier les demandes et proposer une liste de visites acceptées, refusées et/ou inéligibles à la Direction de l'agence, en fonction de la qualité des demandes, des ressources budgétaires disponibles, qui dépendent elles-mêmes du budget de chaque pays et du nombre de candidatures.

La liste de tous les projets sélectionnés est publiée en ligne sur le site de l'agence.

 

Une notification d'acceptation ou de refus vous sera envoyée par courrier et, pour les acceptés, la procédure vous permettant de télécharger votre contrat sur l'espace bénéficiaire Pénélope.

Si vous êtes refusé, il est possible de redéposer une demande en améliorant votre dossier, si les délais de dépôt sont respectés.

 

Pour les séminaires de contact : le nombre de place est souvent limité à deux participants par pays, afin que tous les pays soient représentés au cours du séminaire.

Il est aussi nécessaire de vous inscrire auprès de l'agence organisatrice, conformément aux indications fournies dans la liste des séminaires (disponible dans les documents ressources, rubrique préparer la candidature).

Ressources

Résultats des sélections (nouveau)

Contrat

Le contrat lie l'Agence nationale au bénéficiaire. Il précise les règles de subvention et les modalités de financement.

Le contrat est à télécharger sur l'espace bénéficiaire Penelope. Les instructions pour se connecter à l'espace bénéficiaire sont indiquées dans la notification d'acceptation envoyée à chaque candidature acceptée.

Attention : vous devez impérativement télécharger, compléter et signer la fiche d'entité légale lors de la candidature. Si vous ne l'avez pas fait à la candidature, vous devez l'envoyer dans les plus brefs délais.

A défaut d'avoir joint à votre dossier de candidature la fiche dûment complétée, il vous faudra l'envoyer dans les plus brefs délais, toute contractualisation étant strictement conditionnée à l'enregistrement exhaustif de ces informations, avec le niveau de cohérence exigé (cf. notice explicative en page 2 de la fiche d'entité légale).

La signature et le cachet apposés sur la fiche d'entité légale doivent être identiques au cachet et à la signature de la déclaration du formulaire de candidature.

 

Informations destinées aux écoles primaires publiques : compte-tenu de la situation particulière des écoles primaires publiques, la candidature doit être signée par l'inspection de l'éducation nationale de la circonscription. De plus, dès la réception de votre dossier de candidature, il vous sera demandé de renvoyer la déclaration sur l'honneur et la fiche entité légale complétées et signées par le responsable financier du projet (Maire, responsable de l'OCCE…) afin de préparer le contrat financier en cas d'acceptation.

Suivi du projet

Dès réception à l'agence nationale de votre contrat financier, en 3 exemplaires portant chacun votre signature originale, vous percevrez dans les 45 jours calendaires  80% de la subvention accordée. Les 20 % restant seront versés après étude et approbation de votre rapport final.

Toute modification du contrat (date de la visite, changement de participant…) devra être dûment justifiée à la remise du rapport final à l'agence, qui se réserve le droit de l'accepter ou non.

Rapports

Le bénéficiaire doit remettre à l'agence nationale, dans les 30 jours calendaires qui suivent la visite préparatoire  un rapport final suivant le modèle de l'agence. Le rapport final est considéré comme la demande de paiement du solde. Il est téléchargeable sur votre espace bénéficiaire Penelope. Il doit obligatoirement être envoyé à l'agence nationale accompagné d'une attestation de présence originale visé par l'établissement/entreprise d'accueil.

Valorisation

La valorisation consiste en l'exploitation des résultats de la visite. Le dépôt d'un projet, objectif phare d'une visite, en est une très bonne illustration.  

Contrôles

Un contrôle financier peut être mis en œuvre à tout moment pendant les 5 ans qui suivent le paiement du solde au bénéficiaire ou le remboursement d'un trop perçu. Les documents justificatifs doivent donc être conservés pendant cette période.

Ces contrôles peuvent être réalisés par l'agence mais aussi par des auditeurs externes mandatés par l'agence ou la Commission Européenne.

Le contrôle financier, appelé communément contrôle approfondi, consiste en la vérification, par ligne de dépense, des montants validés par l'agence à la clôture de votre projet. Vous devrez fournir l'ensemble des documents demandés lors du contrôle.

En moyenne, 10% des projets sont susceptibles d'être contrôlés.