Les fiches-action de Penelope - accompagnement des porteurs de projet

Choisissez votre année et votre action

Consortiums de stages Erasmus 2013

Qui peut en bénéficier ?

Tous les établissements d'enseignement supérieur titulaires d'une charte universitaire Erasmus qui souhaitent organiser des échanges d'étudiants, enseignants ou personnels en formation. 

Quand ?

Prochaine date limite de candidature : 08/03/2013
candidature fermée

Comment ?

Type de candidature : En ligne sur Ulysse
Consulter les modalités de candidature

Quelle durée ?

Mobilités du 1er juin 2013 au 30 septembre 2014

Contact : enseignement.superieur@2e2f.Fr

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Consortiums de stages Erasmus 2013 - étape par étape

Préparation de la candidature

Préalable : tous les établissements d'enseignement supérieur composant le consortium éligibles selon les critères nationaux et souhaitant participer à Erasmus doivent être titulaires de la charte universitaire Erasmus.

Le candidat peut bénéficier de différents soutiens pour rechercher des structures d'accueil à l'étranger pour ses stagiaires les actions et activités de l'agence :

  • visite préparatoire,
  • séminaire de contact,
  • envoi et réception de messages de recherche de partenaires par l'intermédiaire de l'agence.

Appel à propositions

Les demandes de financement des mobilités Erasmus doivent faire l'objet d'une candidature déposée à dates fixes et doivent répondre aux priorités stratégiques fixées. 

La mobilité des étudiants joue un rôle fondamental dans l'Europe de la connaissance et l'avènement d'un véritable espace européen de l'enseignement supérieur.

Les établissements sont appelés à contribuer de façon décisive à la réalisation des objectifs de mobilité de Bologne et d'Europe 2020, à savoir que 20 % des diplômés aient effectué une période de mobilité.

Les établissements d'enseignement supérieur sont dès lors invités à organiser au mieux la mobilité des étudiants et du personnel, dans le plein respect des principes et lignes directrices de la qualité décrits dans la Charte universitaire Erasmus et la Charte européenne de qualité pour la mobilité.

Les règles d'éligibilité, la date limite de dépôt des formulaires et les modalités de mise en œuvre de l'action sont définies dans l'Appel à propositions.

Candidature

La candidature à une demande de financement est annuelle et doit être déposée par le coordinateur du consortium.

Modalité de dépôt de la candidature

La demande de subvention se fait  via le formulaire de candidature en ligne sur Ulysse.

Deux candidatures distinctes selon les consortiums :

  • les nouveaux consortiums doivent déposer une candidature complète où sont demandés simultanément un financement pour l'année en cours et le Certificat d'Habilitation à l'Organisation des Stages Erasmus (CHOSE)
  • pour les consortiums disposant déjà d'un CHOSE en cours de validité, une candidature consortium simplifiée. En revanche, si au moins la moitié des partenaires est renouvelée, une candidature complète doit être soumise.

Le formulaire de candidature doit être intégralement complété en ligne sur Ulysse, signé et envoyé avec les pièces demandées en respectant la date limite (cachet de la poste faisant foi), sous peine d'inéligibilité à l'adresse suivante :

Agence Europe-Education-Formation France

Département gestion - pôle Erasmus

25 quai des Chartrons

33080 Bordeaux cedex

 

Contenu de la candidature

  • La candidature doit répondre aux objectifs opérationnels d'Erasmus et préciser le nombre de mobilités et la durée envisagée pour celles-ci.
  • La demande de financement pour un ou plusieurs individus handicapés doit à la fois être faite dans le formulaire de candidature et dans le formulaire handicapé.
  • Le formulaire de candidature doit impérativement être accompagné des lettres d'intention signées par le représentant légal de chaque partenaires du consortiums de stage

Eligibilité

Le financement du projet est conditionné au respect de tous les critères d'éligibilité formelle de la candidature tels que décrits dans la grille d'éligibilité consortium de stage.

Le projet sera accepté, révisé ou refusé sur la base des déclarations faites dans le formulaire de candidature.

Le non-respect d'un seul critère entraîne le rejet de la candidature.

Evaluation

Analyse qualitative

Pour les nouvelles demandes ou les renouvellements de CHOSE, l'évaluation porte sur la partie qualitative :

  • Tous les points du formulaire de candidature sont évalués : la qualité de la candidature, la qualité du consortium et la qualité de l'organisation de la mobilité,
  • Seuls les projets dont la note est supérieure ou égale à 5 sur 10 sont retenus.

Les performances passées des consortiums déjà titulaires d'un CHOSE sont prises en compte pour l'attribution des financements. Pour affecter les fonds, l'agence analyse par exemple le taux de réalisation entre le rapport intermédiaire et le rapport final et détermine des coefficients de réduction ou de bonification.

Analyse de la capacité financière

Elle permet à l'agence de s'assurer que les candidats ont les ressources financières suffisantes et stables pour pouvoir poursuivre leurs activités tout au long du projet (analyse des comptes officiels de la dernière année financières clôturée).

 

Les organismes reconnus comme «publics» sont exemptés de l'analyse de la capacité financière.

Résultats des sélections

Sur avis du Comité National d'Evaluation (CNE) et suite à une simulation financière confrontant le budget disponible et la demande exprimée dans les candidatures, l'agence arrête la liste de tous les projets sélectionnés et rejetés et la publie sur le site de l'agence.

Une notification est envoyée ensuite par voie postale, par l'agence nationale à tous consortiums de stage Erasmus 

Ressources

Résultats des sélections (nouveau)

Contrat

Une fois le projet sélectionné, un contrat financier est signé entre le coordinateur du consortium et l'agence.

Le contrat précise les règles générales d'utilisation de la subvention ainsi que les modalités de gestion des fonds.

Il comprend les conditions générales et particulières ainsi que les annexes suivantes :

  • Formulaire de candidature
  • Formulaire électronique de rapport intermédiaire et de rapport final
  • Engagement de la mobilité des établissements participant au consortium
  • Documents de mobilité entre le bénéficiaire et les participants individuels à la mobilité : Kit Etudiant – Période de stage
  • Annexe V- Règles générales d'utilisation des fonds Erasmus
  • Annexe VI – Répertoire sur les consortiums de stage Erasmus

 

La période d'éligibilité des activités débute le 1er juin 2013 inclus et se termine le 30 septembre 2014 inclus.

Le contrat est à télécharger sur l'espace bénéficiaire d'Ulysse.

Dans un délai de 30 jours après signature du contrat par l'agence, un premier financement, à hauteur de 80% de la subvention est versé au contractant.

Les dépenses en lien avec la subvention doivent être engagées pendant la période de validité du contrat financier.

Suivi du projet

Un gestionnaire référent au département gestion de projets assure, par mail et téléphone, le suivi personnalisé des projets des consortiums.

L'agence organise chaque année à l'automne 2 journées d'ateliers de gestion pour les nouveaux consortiums participant au programme  ainsi que pour les personnels nouvellement nommés à la gestion du programme Erasmus.

Au cours de la période d'éligibilité des activités, l'agence effectue des visites de suivi pour conseiller les établissements et s'assurer du bon déroulement du projet.

Rapports

2 rapports sont à transmettre avec les outils informatiques requis par l'agence nationale et la commission européenne:

  • Un rapport intermédiaire en février 2014 qui fait état des mobilités réalisées sur toute la période contractuelle (du 01/06/2013 au 30/09/2014). Il permet à l'agence de récupérer les fonds non utilisés et de les redistribuer aux établissements pour valoriser l'allocation mensuelle et/ou de financer les mobilités supplémentaires.

Suite aux déclarations du rapport intermédiaire et aux fonds disponibles, l'agence édite un avenant de redistribution qui augmente ou diminue le montant contractuel initial.         

Un second versement et/ou un solde est versé après remise du rapport intermédiaire et sous réserve de la signature de l'attestation de 70 % justifiant le paiement des acomptes perçus.

  • Un rapport final au 30/09/2014 qui détaille les mobilités effectivement réalisées et les montants financiers versés aux individus sur la période contractuelle. Ce rapport permet de solder le contrat et constitue le document de référence pour les contrôles opérés par le service contrôle des projets.  

Seule la version papier originale des rapports, signée, tamponnée et datée est acceptée par l'agence.

Valorisation

Toute mobilité étudiante doit être reconnue et validée par l'utilisation du système ECTS, l'Europass mobilité et/ou le supplément au diplôme.

Le service communication ou le département Développement peuvent contacter les consortiums dans un but de promotion et de valorisation.

Les consortiums peuvent contacter l'agence pour faire connaître leur projet.

Le répertoire européen des consortiums de stage Erasmus est également une source d'informations importante pour développer le réseau entre consortiums européens. 

Contrôles

Contrôle financier et Audit in situ

Un contrôle financier ou un audit in situ peuvent être mis en œuvre à tout moment pendant les 5 ans qui suivent le paiement du solde au bénéficiaire (ou le remboursement par le même d'un trop perçu). Les documents justificatifs doivent donc être conservés pendant cette période.

Ces contrôles peuvent être réalisés par l'agence mais aussi par des auditeurs externes mandatés par l'agence ou la Commission Européenne.

Le contrôle financier, appelé communément contrôle approfondi, consiste en la vérification, par ligne de dépense, des montants validés par l'agence à la clôture de votre projet. Vous devrez fournir l'ensemble des documents demandés lors du contrôle (liste exhaustive à venir).

Les audits in situ concernent deux types d'audits : audit de système et audit financier. Ces audits sont réalisés sous forme de visite in situ avec entretien avec les acteurs du projet.

Un audit de système, toujours couplé à un audit financier, consiste à situer l'établissement dans son contexte, évaluer les procédures en vigueur ainsi que la gestion du projet.

Un audit financier consiste en la vérification, par ligne de dépense, des montants validés par l'agence à la clôture de votre projet. La différence avec un contrôle approfondi réside dans le fait que les mouvements comptables sont également contrôlés.

En moyenne, 6% des projets sont susceptibles d'être contrôlés, tous types de contrôles confondus.