Les fiches-action de Penelope - accompagnement des porteurs de projet

Choisissez votre année et votre action

Programmes intensifs Erasmus 2013

Qui peut en bénéficier ?

Tous les établissements d'enseignement supérieur titulaires d'une charte universitaire Erasmus « Etendue » ou « Standard » qui souhaitent se regrouper pour dispenser ensemble un cours innovant. 

Quand ?

Prochaine date limite de candidature : 08/03/2013
candidature fermée

Comment ?

Type de candidature : En ligne sur Ulysse
Consulter les modalités de candidature

Quelle durée ?

Durée minimum : 10 jours consécutifs

Durée maximum : 6 semaines

Contact : enseignement.superieur@2e2f.Fr

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Programmes intensifs Erasmus 2013 - étape par étape

Préparation de la candidature

Nous vous conseillons, avant de remplir le formulaire de candidature, de prendre connaissance de l'appel à propositions annuel (ci-contre) et de vérifier que votre projet s'inscrit bien dans le cadre des actions financées.

Préparer une candidature à un projet européen, c'est avant tout prendre le temps d'organiser une phase de concertation dans son organisation pour bien positionner le projet et s'engager sur des objectifs communs.

Préalable pour candidater à l'action Programme Intensif: être titulaire de la Charte Universitaire Erasmus. En effet, tous les établissements souhaitant participer à un cours de programme intensif, que ce soit en tant que coordinateur ou partenaire, doivent être titulaires d'une Charte universitaire Erasmus « Standard » ou « Etendue ».

Le coordinateur doit respecter les critères nationaux d'éligibilité.

Il dispose de plusieurs moyens pour nouer des contacts avec des établissements susceptibles de participer à un cours de Programme intensif :

  • Réaliser une visite préparatoire (action financée dans le cadre EFTLV) afin de rencontrer des partenaires identifiés
  • Participer à un séminaire de contact organisé en Europe,

Les réunions de préparation doivent permettre de définir les contours du projet : rencontrer des partenaires pour la première fois, mais aussi définir le rôle de chaque partenaire et de l'établissement coordinateur, commencer à planifier les activités, etc.

Appel à propositions

Les demandes de financement doivent faire l'objet d'une candidature déposée à date fixe.

Elles doivent s'inscrire dans la politique de l'Union européenne en matière d'enseignement supérieur qui vise à soutenir les réformes des systèmes d'enseignement pour rendre ceux-ci plus cohérents et plus adaptés aux besoins de la société de la connaissance.

Les objectifs stratégiques de l'action Programmes Intensifs permettent de fixer un cadre présidant à la sélection des projets. Tout projet de programme intensif doit s'inscrire dans ce cadre.

Les règles d'éligibilité, la date limite de dépôt des formulaires et les modalités de mise en œuvre de l'action sont définies dans l'Appel à propositions.

Candidature

Il revient au coordinateur du projet de déposer une candidature auprès de l'agence nationale de son pays.

La candidature à une demande de financement est annuelle.

Le formulaire de candidature doit être intégralement complété en ligne sur Ulysse, signé et envoyé en 1 exemplaire avec les pièces demandées en respectant la date limite (08/03/2013, cachet de la poste faisant foi), sous peine d'inéligibilité à l'adresse suivante :

Agence Europe Education Formation France

Département Gestion – Pôle Erasmus

25 quai des Chartrons

33080 Bordeaux Cedex

Financement

La grille forfaitaire Erasmus IP 2013 permet de déterminer le montant de la subvention demandée.

La demande de financement pour les individus handicapés doit être faite à la fois dans le formulaire de candidature et dans le formulaire « handicapé ».

Contenu de la candidature

L'objet et la valeur ajoutée du cours de programme intensif proposé, le partenariat et le rôle des partenaires, la mise en œuvre du cours et la politique de dissémination doivent être décrits dans le formulaire de candidature.

La description doit faire ressortir les caractéristiques recherchées dans un cours de programme intensif.

La mise en œuvre de la reconnaissance académique et de l'évaluation des compétences des étudiants ayant participé à un IP doit être précisée.

Le projet sera accepté ou refusé sur la base des déclarations faites dans le formulaire de candidature.

Eligibilité

Le projet doit répondre à tous les critères d'éligibilité formelle relatifs aux programmes intensifs, en vigueur de la candidature au rapport final.

Le non-respect d'un seul critère entraîne le rejet de la candidature.

Les candidats doivent avoir des ressources financières suffisantes et stables pour pourvoir poursuivre les activités tout au long du projet en assurant son cofinancement (la capacité financière des candidats est ainsi évaluée avant tout engagement contractuel).

Evaluation

Les projets déposés sont tous évalués sur un plan qualitatif en lien avec les objectifs stratégiques de l'action :

L'évaluation de la partie qualitative est menée par 2 évaluateurs externes à l'agence. Les nouvelles candidatures sont évaluées par 2 évaluateurs dont l'un n'est pas français. Les deux évaluations font l'objet d'une harmonisation par la rédaction d'une grille dite de consolidation, commune aux deux évaluateurs.

Modalités d'évaluation de la partie qualitative :

  • Tous les points du formulaire de candidature sont évalués.
  • Seuls les projets dont l'évaluation est positive sont retenus.

Analyse de la capacité financière

Elle permet à l'agence de s'assurer que les candidats ont les ressources financières suffisantes et stables pour pouvoir poursuivre leurs activités tout au long du projet (analyse des comptes officiels de la dernière année financières clôturée).

Résultats des sélections

Une liste des projets sélectionnés, rejetés et sur liste de réserve est publiée dans les 6 mois suivant la date limite de dépôt de la candidature.

La liste des projets sélectionnés est établie comme suit :

  1. classement des renouvellements par ordre alphabétique,
  2. les nouveaux projets IP sont classés selon la note obtenue.

Chaque projet de la liste se voit attribuer une subvention jusqu'à épuisement des fonds. Le Comité national d'évaluation (CNE) donne son avis sur la répartition des fonds.

Une notification de sélection est envoyée ensuite par voie postale à tous les établissements français par l'agence nationale.

Ressources

Résultats des sélections (nouveau)

Contrat

Une fois le projet sélectionné, un contrat financier est signé entre l'établissement coordinateur de l'IP et l'agence.

Le contrat financier est téléchargeable dans l'espace bénéficiaire d'Ulysse.

Il précise les règles de subvention et les modalités de gestion des fonds.

Il comprend les conditions générales et particulières ainsi que les annexes suivantes :

  • Formulaire de candidature (y compris ses annexes)
  • Annexe II Identification des partenaires éligibles
  • Formulaire électronique de rapport final
  • Annexe IV – Rapport final à compléter par les étudiants.

 

La période d'éligibilité des activités débute du 1er septembre 2013 au 31 août 2014 inclus.

 

Dans un délai de 30 jours après signature du contrat par l'agence, un premier financement, à hauteur de 80% de la subvention est versé au contractant.

Les dépenses en lien avec la subvention doivent être engagées pendant la période de validité du contrat.

Suivi du projet

Pour toute question relative au contrat financier, à la mise en œuvre du cours de programme intensif, l'établissement peut consulter la FAQ.

Un gestionnaire référent au département gestion de projets assure, par mail et téléphone, le suivi personnalisé des projets des établissements.

Au cours de la période d'éligibilité des activités, l'agence effectue des visites de suivi pour conseiller les établissements et s'assurer du bon déroulement du projet.

Rapports

Un rapport final doit être envoyé à l'agence dans les 60 jours suivant la fin du cours de programme intensif.

Il est à saisir sur l'outil informatique mis à disposition par l'agence et la Commission Européenne et doit être intégralement complété, signé par le représentant légal de l'établissement et envoyé en 2 exemplaires à l'agence.

Le rapport final est évalué en 2 étapes :

  • La partie qualitative est évaluée par un évaluateur externe à l'agence. Une évaluation négative peut entraîner le remboursement de la subvention perçue.
  • La partie financière du rapport final est évaluée par un membre de l'agence nationale et permet de solder le contrat financier.

Valorisation

Toute mobilité étudiante doit être reconnue et validée par l'utilisation de crédits ECTS, l'Europass mobilité et/ou le supplément au diplôme.

Le service communication ou le département Développement peut contacter les établissements dans un but de promotion et de valorisation.

Les établissements peuvent à leur propre initiative contacter l'agence pour faire connaître leur projet.

Contrôles

Un contrôle financier ou un audit in situ peuvent être mis en œuvre à tout moment pendant les 5 ans qui suivent le paiement du solde au bénéficiaire (ou le remboursement par le même d'un trop perçu). Les documents justificatifs doivent donc être conservés pendant cette période.

Ces contrôles peuvent être réalisés par l'agence mais aussi par des auditeurs externes mandatés par l'agence ou la Commission Européenne.

Le contrôle financier, appelé communément contrôle approfondi, consiste en la vérification, par ligne de dépense, des montants validés par l'agence à la clôture de votre projet. Vous devrez fournir l'ensemble des documents demandés lors du contrôle (liste exhaustive à venir).

Les audits in situ concernent deux types d'audits : audit de système et audit financier. Ces audits sont réalisés sous forme de visite in situ avec entretien avec les acteurs du projet.

Un audit de système, toujours couplé à un audit financier, consiste à situer l'établissement dans son contexte, évaluer les procédures en vigueur ainsi que la gestion du projet.

Un audit financier consiste en la vérification, par ligne de dépense, des montants validés par l'agence à la clôture de votre projet. La différence avec un contrôle approfondi réside dans le fait que les mouvements comptables sont également contrôlés.

En moyenne, 6% des projets sont susceptibles d'être contrôlés, tous types de contrôles confondus.