Les fiches-action de Penelope - accompagnement des porteurs de projet

Choisissez votre année et votre action

Partenariats éducatifs Grundtvig 2013

Qui peut en bénéficier ?

Tous types d'établissements et organismes actifs dans le domaine de l'éducation des adultes.

Quand ?

Prochaine date limite de candidature : 21/02/2013
candidature fermée

Comment ?

Type de candidature : eForm (PDF)
Consulter les modalités de candidature

Quelle durée ?

La durée d'un partenariat est de 2 ans.

Contact : adultes@2e2f.Fr

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Partenariats éducatifs Grundtvig 2013 - étape par étape

Préparation de la candidature

Avant de déposer le dossier de candidature pour obtenir un financement, un temps de préparation est nécessaire d'une part pour inscrire le projet dans la vie de l'organisme et d'autre part pour trouver des partenaires européens.

Pour trouver des organismes partenaires, il est possible de participer à des séminaires de contact Grundtvig, habituellement organisés entre les mois de septembre et décembre.

Que ce soit à distance ou lors de réunions appelées visites préparatoires, une concertation entre les partenaires est indispensable pour choisir le coordinateur du projet et planifier les activités sur les deux années.

Pour en savoir plus sur les possibilités de financement offertes au titre des séminaires de contact et visites préparatoires, référez-vous aux fiches-actions afférentes.

Pour prendre connaissance des différents points à aborder au sein de l'équipe du partenariat, vous pouvez consulter le document intitulé « exemple d'un formulaire de partenariat éducatif Grundtvig » ci-contre.

Appel à propositions

Il est recommandé de lire les passages dévolus à l'action Grundtvig partenariat éducatif dans l'appel à proposition publié chaque année par la Commission européenne.

Outre les priorités et les objectifs du programme, ce texte indique les modalités pratiques de la candidature. Il est important de respecter la date annuelle de dépôt du dossier de candidature à l'agence. Cette échéance permet le traitement de tous les dossiers à l'échelle européenne pour un démarrage du projet en septembre 2013. 

Candidature

C'est au coordinateur du projet de partenariat que revient la tâche de renseigner le formulaire de candidature en ligne (eform) qui s'applique à son pays, dans la langue de travail utilisée par l'équipe européenne. Le descriptif général du projet est le même pour tous les partenaires impliqués. En revanche, chaque partenaire a la latitude pour définir sa place dans la répartition des tâches, les activités qu'il va développer, les formateurs/ animateurs, les apprenants impliqués et le nombre minimum de mobilités demandé.

Une fois que le coordinateur a finalisé la candidature en ligne, il fait parvenir à tous les partenaires le formulaire complété définitif sous format PDF.

Chaque partenaire imprime le dossier complété, fait apposer les signatures demandées et l'envoie par courrier postal à l'agence nationale de son pays avant le 21 février 2013 (cachet de la poste faisant foi). Le coordinateur doit quant à lui envoyer un dossier avec les signatures originales ainsi que deux copies à son agence nationale.

Financement

Le financement des Partenariats s'opère par l'octroi de bourses sous forme de forfaits à chaque partenaire. Ces forfaits sont calculés en fonction du nombre de mobilités déclarées par chacun des partenaires.

Le forfait versé couvre les frais de déplacement et de séjour dans les pays des partenaires du projet ainsi que les frais de mise en place et de réalisation du projet.

Dépôt de candidature pour les organismes français

Les partenaires français doivent envoyer une candidature avec signature originale et les coordinateurs français doivent envoyer une candidature avec signature originale ainsi que deux copies de la candidature à l'adresse suivante :

Agence Europe-Education-Formation France
Département Gestion - Pôle Grundtvig - Partenariats
25 quai des Chartrons
33080 Bordeaux cedex

Attention : vous devez impérativement télécharger, compléter et signer la fiche d'entité légale, disponible ci-contre.

Toute contractualisation sera impossible sans la réception d'une fiche d'entité légale conforme. La signature et le cachet apposés sur la fiche d'entité légale doivent être identiques aux cachets et signature de la déclaration du formulaire de candidature

ADRESSES ÉLECTRONIQUES

Important : il est essentiel de nous communiquer dans votre dossier de candidature une adresse mail valide. Un certain nombre d'informations relatives au traitement de votre projet vous seront communiquées uniquement par courriel. C'est notamment par mail automatique que vous serez notifié, après confirmation de la réception de votre candidature, des codes d'accès qui vous permettront de suivre l'avancement de votre dossier sur l'espace Penelope 

Eligibilité

Deux organismes français, au maximum, seront éligibles dans le même partenariat. Si plus de deux organismes français sont impliqués dans le même partenariat, tous les partenaires français seront alors déclarés inéligibles.

Chaque organisme peut déposer au maximum 2 candidatures distinctes de partenariats par programme sectoriel. Si cette limite est dépassée, toutes les candidatures déposées seront alors déclarées inéligibles.

Evaluation

La qualité du projet est évaluée dans le pays du coordinateur par un jury d'experts externes indépendants. Pour un coordinateur français, l'évaluation de la candidature sera organisée par l'agence nationale française, sur le principe d'une double évaluation. C'est pourquoi il est demandé l'original et deux copies du dossier au coordinateur français.

Chaque projet est évalué selon une grille élaborée au niveau européen et obtient une note sur 100 points.

Sur la base de ces évaluations, un comité national d'évaluation se réunit afin d'arrêter une proposition de sélection des candidatures, communiquée à la Commission Européenne. La Commission procède à la sélection finale, en fonction du budget disponible de chaque agence.

Résultats des sélections

La liste de tous les projets sélectionnés est publiée surpénélope dès le mois de juillet. Une notification est ensuite envoyée par  courriel à tous les organismes français par l'agence nationale 2e2f.

Ressources

Résultats des sélections (nouveau)

Contrat

Les coordonnateurs et les partenaires français sont appelés à signer avec l'agence 2e2f un contrat les engageant sur le respect des objectifs, du plan de travail, des mobilités et des résultats définis dans la candidature.

La durée contractuelle du projet de partenariat est de 24 mois (du 1er août 2013 au 31 juillet 2015).

Le contrat est à télécharger depuis l'espace bénéficiaire Pénélope en suivant les instructions indiquées dans la notification envoyée à l'établissement.

Des modifications peuvent être apportées au cours du projet. Certaines modifications feront l'objet d'une simple information à l'agence 2e2f, datée et signée par le représentant légal du projet. Cette demande fera l'objet d'un avenant au contrat si elle modifie les données contractuelles.

Dans un délai de 30 jours après signature du contrat par l'agence, un premier financement, à hauteur de 80% de la subvention, est versé à l'organisme.

Suivi du projet

La subvention accordée couvre le nombre de mobilités transnationales demandées et les frais liés aux activités générées par le projet.

Comme preuve de la réalisation de l'ensemble des mobilités, l'agence nationale demandera, pour chaque participant aux mobilités, une attestation de présence établie et signée par l'organisme hôte. De plus, au moment du rapport final, le bénéficiaire devra exposer les objectifs, les activités et les résultats de chaque mobilité, qu'elle soit individuelle ou en groupe. Pour chacune, le rapport doit montrer en quoi les différentes activités ont permis de répondre aux objectifs du partenariat.

Seuls le rapport intermédiaire et le rapport final sont obligatoires. Cependant, deux outils d'aide au suivi du projet sont à télécharger ci-contre. Renseignés régulièrement, ces tableaux seront utiles lors de l'élaboration des rapports. Vous pouvez les modifier et les utiliser à votre convenance.

Consultez le site QAS qui vous propose une boîte à outils simple et pratique pour mettre en route le projet, l'évaluer et l'inscrire dans le temps.

Rapports

Les coordinateurs et partenaires doivent remettre à leur agence nationale des rapports d'activités sur les aspects qualitatifs du projet. Les formulaires actualisés de ces rapports sont à télécharger depuis l'espace bénéficiaire Pénélope.

Le rapport intermédiaire à mi-parcours, dresse un premier bilan sur l'état d'avancement du projet. Il est à envoyer à l'agence entre le 1er et le 30 juin 2014.

Pour information, consultez le formulaire du rapport intermédiaire pour les projets démarrés en 2012.

Le rapport final en fin de projet, comprenant la preuve de la réalisation des activités prévues dans le formulaire de candidature (activités, mobilités transnationales, résultats…). Il est à envoyer dès la fin du projet, entre le 1er août et le 30 septembre 2015.

Pour information, consultez le formulaire du rapport final pour les projets démarrés en 2010.

Aucun justificatif des dépenses ne vous sera demandé par l'agence. Vous devez cependant les conserver pendant 5 ans après la fin du projet au sein de votre structure. Devis et factures sont à conserver conjointement avec le service comptable de votre structure ; ils peuvent être la preuve d'une activité.

Valorisation

La valorisation fait partie intégrante d'un partenariat éducatif Grundtvig. Partager son expérience et en diffuser les résultats aussi largement que possible permet :

  • de faire connaître dans l'organisme et plus largement au niveau local la qualité du travail accompli par les apprenants et les formateurs/animateurs concernés
  • d'inciter les décideurs politiques à soutenir les projets de coopération européenne dans les organismes qui travaillent dans le domaine de l'éducation des adultes

Consultez le guide en ligne pour la diffusion et la valorisation des résultats disponible ci-contre.

Un outil de valorisation a été mis en place par la Commission pour tous les partenariats scolaires Comenius, partenariats éducatifs Grundtvig et partenariats Leonardo da Vinci : la base de données européenne EST (European Share Treasure). Alimentée progressivement par chaque établissement dans l'ensemble des pays européens, elle permet une capitalisation des projets développés en Europe.

ATTENTION : Depuis l'appel à propositions 2008, la saisie en ligne des résultats des projets de partenariat est obligatoire sur la base EST.

Chaque partenaire doit saisir la description du projet ainsi que les résultats (WIKI) dans sa langue.

Depuis l'espace projet Pénélope, il est possible d'accéder à la base EST.

Contrôles

Contrôle financier

Un contrôle financier peut être mis en œuvre à tout moment pendant les 5 ans qui suivent le paiement du solde au bénéficiaire (ou le remboursement par le même d'un trop perçu). Les documents justificatifs doivent donc être conservés pendant cette période.

Ces contrôles peuvent être réalisés par l'agence mais aussi par des auditeurs externes mandatés par l'agence ou la Commission Européenne.

Le contrôle en cours de projet a pour but de vérifier, dans le cadre d'une visite au sein de l'établissement bénéficiaire et généralement pendant la deuxième année, que le projet progresse correctement, que la réalisation des activités et mobilités est conforme au contrat. 1% des projets (au minimum 2 projets) sont contrôlés chaque année.

Le contrôle approfondi consiste en la vérification des activités et mobilités validées par l'agence à la clôture de votre projet. Vous devrez fournir l'ensemble des documents précisés dans le document téléchargeable ci-contre (à venir). En moyenne, 10% des projets (au minimum 10 projets) sont susceptibles d'être contrôlés.