Les fiches-action de Penelope - accompagnement des porteurs de projet

Choisissez votre année et votre action

Volontariat Senior Grundtvig 2013

Qui peut en bénéficier ?

Participants : Bénévole ou volontaire de plus de 50 ans.

Porteurs de projet : Tout organisme dont les bénévoles sont des seniors.

Quand ?

Prochaine date limite de candidature : 28/03/2013
Candidature ouverte

Comment ?

Type de candidature : Word
Consulter les modalités de candidature

Quelle durée ?

Les projets durent 2 ans

Les mobilités des volontaires durent de 3 à 8 semaines

Contact : adultes@2e2f.Fr

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Volontariat Senior Grundtvig 2013 - étape par étape

Préparation de la candidature

Les projets de volontariats sont des projets bilatéraux.

Plusieurs options s'offrent aux candidats pour trouver des partenaires et préparer un projet de Volontariat Sénior, notamment dans le cadre de Séminaires de Contact ou en organisant des Visites Préparatoires.

Pour en savoir plus sur les possibilités de financement offertes au titre des séminaires de contact et visites préparatoires, référez-vous aux fiches-actions afférentes.

Préparer une candidature à un projet européen, c'est avant tout prendre le temps d'organiser une phase de concertation dans son organisation pour bien positionner le projet et s'engager sur des objectifs communs.

Nous vous conseillons, avant de remplir le formulaire de candidature, de prendre connaissance de l'appel à propositions annuel et de vérifier que votre projet s'inscrit bien dans le cadre des actions financées. Vous devez lire attentivement toutes les questions du formulaire de candidature et être certain de bien les comprendre.

Les informations seront utilisées par les deux Agences nationales pour communiquer avec leurs ressortissants. Veillez donc à indiquer des adresses qui pourront être utilisées par les services postaux de votre pays.

Le descriptif du projet doit permettre d'identifier précisément les actions communes et les actions spécifiques des deux partenaires. Les demandes budgétaires des deux organismes doivent figurer sur la candidature.

Appel à propositions

Les candidatures doivent s'inscrire dans les stratégies définies au niveau européen en matière d'éducation : il s'agit d'atteindre les objectifs fixés par la stratégie Europe 2020 et de faire ainsi de nos systèmes d'éducation et de formation une référence de qualité mondiale.

Pour obtenir un financement, il convient de soumettre un dossier de candidature dans le cadre de l'Appel à Propositions publié annuellement.  Il est impératif d'en respecter toutes les modalités pour que la candidature soit recevable. Les candidatures sont sélectionnées selon leur qualité.

Pour la France, il n'y a aucune priorité nationale en 2013.

Les partenaires d'autres pays européens doivent se renseigner auprès de leur agence nationale pour connaître les éventuels priorités nationales ou critères nationaux d'éligibilité.

Les candidatures à une subvention pour un projet de Volontariat Senior doivent être soumises par chacun des deux partenaires à l'Agence nationale de son pays.

Il n'y a qu'une seule session de candidature chaque année.

Prochaine date limite d'envoi à l'agence nationale des candidatures (cachet de la poste faisant foi) : 28 mars 2013

Candidature

 

L'un des deux partenaires se désigne comme étant le coordinateur. C'est à lui que revient la tâche d'être le « secrétaire » de la candidature et de renseigner le formulaire de candidature avec le projet sur lequel les deux partenaires se sont mis d'accord.

Le formulaire de candidature commun doit être celui de l'année en cours, et être téléchargé par le coordinateur auprès de l'Agence nationale de son pays. Vous pouvez consulter le formulaire de candidature 2013 ci-contre.

Les forfaits applicables sont disponibles sur les sites internet des différentes Agences nationales.

Lorsque que le coordinateur a terminé de saisir la candidature, il fait parvenir par email à son partenaire le formulaire complété définitif.

Le coordinateur et le partenaire impriment chacun le formulaire complété, font apposer les signatures demandées et l'envoient par courrier postal à l'agence nationale de leur pays au plus tard le 28 mars 2013.

Les partenaires d'autres pays européens doivent se renseigner auprès de leur agence nationale pour connaître les éventuels documents supplémentaires à fournir avec le formulaire de candidature.

Pour les coordinateurs et les partenaires Français :

Le formulaire complété doit être envoyé l'agence nationale en 1 original et 2 copies, au plus tard le 28 mars 2013 – cachet de la poste faisant foi – à l'adresse suivante :

 

Agence Europe-Education-Formation France

Pôle Comenius Grundtvig / Candidature Volontariat Senior

25 quai des Chartrons

33080 BORDEAUX cedex

Attention : vous devez impérativement télécharger, compléter et signer la fiche d'entité légale, disponible ci-contre.

Toute contractualisation sera impossible sans la réception d'une fiche d'entité légale conforme. La signature et le cachet apposés sur la fiche d'entité légale doivent être identiques aux cachets et signature de la déclaration du formulaire de candidature.

Pour rappel, avant d'envoyer votre candidature, veuillez-vous assurez qu'elle contient bien l'ensemble des pièces listées ci-dessous :

 

-         Le formulaire de candidature dûment complété et signé

-         La fiche entité légale

-         Une version électronique du formulaire envoyée à l'adresse suivante : candidature.grundtvig@2e2f.fr

Attention seule fait foi la version papier signée envoyée par courrier en respectant la date limite. L'envoi de la version électronique n'est pas suffisant.

ADRESSES ÉLECTRONIQUES

Important : il est essentiel de nous communiquer dans votre dossier de candidature une adresse mail valide. Un certain nombre d'informations relatives au traitement de votre projet vous seront communiquées uniquement par courriel. C'est notamment par mail automatique que vous serez notifié, après confirmation de la réception de votre candidature, des codes d'accès qui vous permettront de suivre l'avancement de votre dossier sur l'espace Penelope 

Eligibilité

Si l'un des critères indiqué dans la grille d'éligibilité n'est pas respecté, la candidature sera automatiquement rejetée et ne sera pas évaluée.

Les principaux critères d'éligibilité sont les suivants :

  • échange d'au moins 2 bénévoles par organisme et 6 au maximum
  • durée de bénévolat comprise entre 3 et 8 semaines consécutives par volontaire

Evaluation

Seules les candidatures éligibles sont évaluées.

Les candidatures sont évaluées dans les deux pays. L'évaluation qualitative des candidatures est réalisée par des experts indépendants sélectionnés par chaque agence nationale.

Les candidatures dont la note est inférieure au seuil minimum de qualité sont automatiquement rejetées. Sur la base de ces évaluations, dans chaque agence un Comité National d'Evaluation se réunit afin d'arrêter une liste de sélection des candidatures en fonction du budget disponible.

Les décisions du Comité National d'Evaluation sont souveraines, l'agence nationale ne peut pas les réexaminer. Pour que le projet soit financé, la candidature doit être acceptée par les deux agences nationales.

Capacité financière

Elle permet à l'agence de s'assurer que les candidats disposent des ressources financières suffisantes et stables nécessaires à poursuivre leurs activités tout au long du projet (analyse des comptes officiels de la dernière année financières clôturée).

Les organismes reconnus comme «publics» sont exemptés de l'analyse de la capacité financière

Résultats des sélections

Les résultats sont envoyés par notification individuelle (courrier ou courriel) et publiés en ligne sur Penelope. Les dates prévisionnelles des prochaines publications de résultats sont indiquées sur cette même page.

Ressources

Résultats des sélections (nouveau)

Contrat

Une fois la candidature acceptée, un contrat financier est signé entre l'organisme bénéficiaire et l'agence. Il ne peut être modifié que par un avenant.

Le coordinateur et le partenaire reçoivent chacun un contrat et donc chacun un financement de la part de leur agence nationale.

Une avance de 80% du montant total de la subvention éligible est versée à la signature du contrat, dans un délai de 30 jours calendaires. Les 20% restants sont versés suite à l'approbation du rapport final.

Le modèle de rapport final est une annexe du contrat, il comprend notamment les documents à faire remplir aux bénévoles seniors.

Pour les organismes Français, le contrat est à télécharger sur l'espace bénéficiaire de Penelope. Les consignes d'accès à l'espace bénéficiaire sont indiquées sur la notification d'acceptation.

Attention : vous devez impérativement télécharger, compléter et signer la fiche d'entité légale lors de la candidature. Si vous ne l'avez pas fait à la candidature, vous devez l'envoyer dans les plus brefs délais, toute contractualisation étant strictement conditionnée à l'enregistrement exhaustif de ces informations, avec le niveau de cohérence exigé (cf. notice explicative en page 2 de la fiche d'entité légale).

La signature et le cachet apposés sur la fiche d'entité légale doivent être identiques aux cachet et signature de la déclaration du formulaire de candidature.

Suivi du projet

Un kit rassemblant des exemples de documents ou d'attestations à utiliser dans le cadre de votre projet est mis à votre disposition.

Les principales modalités de suivi et des conseils pour bien gérer un Projet de Volontariat Senior sont communiqués lors de la réunion de lancement organisée à l'automne.

Le réseau Seven Network prodigue également des conseils utiles.

Rapports

Les partenaires et les coordinateurs doivent chacun remettre des rapports d'activités séparés à leurs agences nationales sur les aspects qualitatifs et financiers du projet.

Pour les organismes français, les formulaires actualisés de ces rapports sont à télécharger depuis l'espace bénéficiaire Pénélope.

Rapport intermédiaire

Le rapport intermédiaire à mi-parcours dresse un premier bilan sur l'état d'avancement du projet. Il est à envoyer à l'agence pour le 1er mai 2014.

Rapport final

A l'issue des deux années d'activités, un rapport final retraçant la réalisation des activités prévues dans le formulaire de candidature (activités, mobilités transnationales, résultats…) doit être complété. Il est à envoyer au plus tard 60 jours après la fin du projet, soit avant le 30 septembre 2015. Le rapport final est considéré comme la demande de paiement du solde.

Suite aux analyses financière et qualitative du rapport, une décision de paiement d'un solde ou une demande de remboursement vous est envoyée.

Valorisation

La valorisation fait partie intégrante d'un projet de volontariat. Partager son expérience et en diffuser les résultats aussi largement que possible permet de faire connaître dans l'établissement et plus largement au niveau local la qualité du travail accompli par les volontaires et l'équipe pédagogique.

Consultez le guide en ligne pour la diffusion et la valorisation des résultats http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/valorisation/index_fr.htm

Les bénéficiaires sont tenus d'utiliser les logos et mentions légales pour toute publication en lien avec la valorisation de leur projet. Consultez le kit de visibilité Grundtvig ci-contre.

Un outil de valorisation a été mis en place par la Commission pour tous les projets de partenariat : la base de données européenne EST (European Share Treasure). Alimentée progressivement par chaque établissement dans l'ensemble des pays européens, elle permet une capitalisation des projets développés en Europe.

ATTENTION : Depuis l'appel à propositions 2008, la saisie en ligne des résultats des projets de partenariat est obligatoire sur la base EST

Chaque partenaire du projet doit saisir en ligne et publier les résultats dans sa langue (en français pour les partenaires français), ainsi que la description du projet en français pour les partenaires français. La fiche du projet sur EST est accessible depuis l'espace projet Penelope.

Les bénéficiaires sont tenus d'utiliser les logos et mentions légales.Consultez le kit de visibilité Grundtvig ci-contre.

Contrôles

Un contrôle financier peut être mis en œuvre à tout moment pendant les 5 ans qui suivent le paiement du solde au bénéficiaire (ou le remboursement par le même d'un trop perçu). Les documents justificatifs doivent donc être conservés pendant cette période. Devis et factures sont notamment à conserver conjointement avec le service comptable de votre structure ; ils peuvent être la preuve d'une activité.

Ces contrôles peuvent être réalisés par l'agence mais aussi par des auditeurs externes mandatés par l'agence ou la Commission Européenne.

Le contrôle en cours de projet a pour but de vérifier, dans le cadre d'une visite au sein de l'établissement bénéficiaire et généralement pendant la deuxième année, que le projet progresse correctement, que la réalisation des activités et mobilités est conforme au contrat. 1% des projets (au minimum 2 projets) sont contrôlés chaque année.

Le contrôle financier, appelé communément contrôle approfondi, consiste en la vérification, par ligne de dépense, des montants validés par l'agence à la clôture de votre projet. Vous devrez fournir l'ensemble des documents précisés dans le document téléchargeable ci-contre.

En moyenne, 10% des projets sont susceptibles d'être contrôlés.