Les fiches-action de Penelope - accompagnement des porteurs de projet

Choisissez votre année et votre action

Partenariats Leonardo da Vinci 2013

Qui peut en bénéficier ?

Etablissements ou organismes d'enseignement et de formation professionnels (EFP) mais aussi entreprises, partenaires sociaux ou autres parties prenantes de l'EFP (collectivités territoriales, associations etc.) 

Quand ?

Prochaine date limite de candidature : 21/02/2013
candidature fermée

Comment ?

Type de candidature : eForm (PDF)
Consulter les modalités de candidature

Quelle durée ?

La durée d'un partenariat est de 2 ans.

Contact : leonardo@2e2f.Fr

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Partenariats Leonardo da Vinci 2013 - étape par étape

Préparation de la candidature

Avant de déposer le dossier de candidature pour obtenir un financement, un temps de préparation est nécessaire d'une part pour inscrire le projet dans la vie de l'organisme et d'autre part pour trouver des partenaires européens.

Pour trouver des organismes partenaires au-delà de vos propres réseaux, il est possible de participer à des séminaires de contact Leonardo, habituellement organisés entre les mois de septembre et décembre.
Que ce soit à distance ou lors de réunions appelées visites préparatoires, une concertation entre les partenaires est indispensable afin de comprendre les motivations et les contextes des uns et des autres, s'entendre sur des objectifs communs, planifier les activités sur les deux années et fixer une première répartition des tâches.

Pour prendre connaissance des différents points à aborder au sein de l'équipe du partenariat, vous pouvez consulter le document intitulé « exemple d'un formulaire de partenariat Leonardo » sur cette page.

Appel à propositions

Il est recommandé de lire les passages dévolus à l'action Leonardo Partenariat dans l'appel à propositions publié chaque année par la Commission européenne.

Outre les priorités et les objectifs du programme, ce texte indique les modalités pratiques de la candidature. Il est important de respecter la date annuelle de dépôt du dossier de candidature à l'agence. Cette échéance permet le traitement de tous les dossiers à l'échelle européenne pour un démarrage officiel du projet au 1er août de la même année.

Candidature

C'est au coordinateur du projet de partenariat que revient la tâche de renseigner le formulaire de candidature en ligne (eform) qui s'applique à son pays, dans la langue de travail utilisée par l'équipe européenne. Le descriptif général du projet est le même pour tous les partenaires impliqués. En revanche, chaque partenaire a latitude pour définir sa place dans la répartition des tâches, les activités qu'il va développer, les formateurs/personnels et les apprenants/stagiaires impliqués en son sein et lors des mobilités, le nombre minimum de mobilités et le forfait correspondant demandés.

Les partenaires doivent également vérifier leur éligibilité auprès de leur agence nationale et vérifier s'il existe des priorités et modalités de dépôt nationales (ex : nombre de dossiers de Partenariat Leonardo da Vinci que peut déposer un candidat auprès de son agence, traduction du résumé dans la langue nationale du candidat etc.)

Une fois que le coordinateur a terminé la candidature en ligne, il fait parvenir à tous les partenaires le formulaire complété définitif sous format pdf (comprenant le numéro de soumission en bas de chaque page). Ces derniers le font signer par leur représentant légal et l'envoient à leur Agence Nationale avant le 21 février 2013.

Chaque partenaire imprime le dossier complété, fait apposer les signatures demandées et l'envoie par courrier postal à l'Agence Nationale de son pays avant la date limite de dépôt. Il est recommandé de garder une preuve d'envoi de la candidature avant la date limite.

Attention : la date limite de dépôt est le 21 février 2013 pour l'ensemble des partenaires : le coordinateur doit anticiper le délai de quelques jours entre le moment où il envoie le formulaire finalisé à ses partenaires et le moment où ceux-ci l'envoient signé par leur représentant légal à leur Agence Nationale.

Modalités pratiques de dépôt de candidature pour les organismes français

Les partenaires français doivent envoyer un original de la candidature et les coordinateurs français doivent envoyer un original et deux copies de la candidature à l'adresse suivante :

Agence Europe-Education-Formation France
Département gestion - pôle Leonardo da Vinci
25 quai des Chartrons
33080 Bordeaux cedex

Attention : vous devez impérativement télécharger, compléter et signer la fiche d'entité légale, disponible ci-contre.

Toute contractualisation sera impossible sans la réception d'une fiche d'entité légale conforme. La signature et le cachet apposés sur la fiche d'entité légale doivent être identiques aux cachets et signature de la déclaration du formulaire de candidature.

Financement

Le financement des Partenariats dépend du nombre minimum de mobilités à effectuer déterminé par chacun des partenaires européens.

Il existe quatre forfaits dont voici les montants pour la France :

  • 4 mobilités (LEO-4M) : 9 000 €
  • 8 mobilités (LEO-8M) : 14 000 €
  • 12 mobilités (LEO-12M) : 18 000 €
  • 24 mobilités (LEO-24M) : 25 000 €

Ce budget sous forme de forfait peut couvrir les frais de déplacement et de séjour dans les pays des partenaires du projet et les frais de mise en place et de réalisation du projet.

Eligibilité

Deux organismes français, au maximum, seront éligibles dans le même partenariat. Si plus de deux organismes sont impliqués dans le même partenariat, tous les partenaires français seront alors déclarés inéligibles.

Ne seront acceptées par organisme qu'au maximum deux candidatures distinctes de partenariat par programme sectoriel (Leonardo da Vinci, Grundtvig etc). Si cette limite est dépassée, toutes les candidatures déposées seront alors déclarées inéligibles

Evaluation

La qualité du projet est évaluée dans le pays du coordinateur par un jury d'experts externes indépendants. Pour un coordinateur français, l'évaluation de la candidature sera organisée par l'agence nationale française, sur le principe d'une double évaluation. C'est pourquoi il est demandé l'original et deux copies du dossier au coordinateur français.

Chaque projet est évalué selon une grille élaborée au niveau européen et obtient une note sur 100 points.

Sur la base de ces évaluations, un comité national d'évaluation se réunit afin d'arrêter une liste de sélection des candidatures en fonction du budget communautaire.

Résultats des sélections

La liste de tous les projets sélectionnés est publiée en ligne sur le site de l'agence début juillet. Une notification est envoyée ensuite par voie postale ou courriel à tous les organismes français par l'agence nationale 2e2f.

Les coordonnateurs français obtiennent la grille de notation et les commentaires de l'évaluation réalisée en France. 

Ressources

Résultats des sélections (nouveau)

Contrat

Les projets sélectionnés sont appelés à signer un contrat avec l'agence 2e2f les engageant sur le respect des objectifs, du plan de travail, des mobilités et des résultats définis dans la candidature.

La durée contractuelle du projet de partenariat est de 24 mois (du 1er août de l'année « n » au 31 juillet de l'année « n+2 »)

Le contrat est à télécharger depuis l'espace projet Pénélope suivant les instructions indiquées dans la notification envoyée à l'organisme.

Des modifications peuvent être apportées au cours du projet. Certaines modifications feront l'objet d'une simple information à l'agence 2e2f, datée et signée par le représentant légal du projet. Cette demande fera l'objet d'un avenant au contrat si elle modifie les données contractuelles.

Dans un délai de 30 jours après signature du contrat par l'agence, un premier financement, à hauteur de 80 % de la subvention est versé à l'organisme.

Suivi du projet

La subvention accordée couvre le nombre de mobilités transnationales demandé et les frais liés aux activités générées par le projet.

Comme preuve de la réalisation de l'ensemble des mobilités, l'agence nationale demandera, pour chaque participant aux mobilités, une attestation de présence établie et signée par l'organisme hôte.

De plus, au moment du rapport final, le bénéficiaire devra exposer les objectifs, les activités et les résultats de chaque mobilité, qu'elle soit individuelle ou en groupe. Pour chacune, le rapport doit montrer en quoi les différentes activités ont permis de répondre aux objectifs du partenariat. Les activités locales entreprises dans le cadre du projet doivent également être détaillées dans le rapport final.

Seuls le rapport intermédiaire, le rapport final et la base de données European Shared Treasure doivent être complétés de manière obligatoire. Cependant, deux outils d'aide au suivi du projet sont à télécharger ci-contre. Renseignés régulièrement ces tableaux seront utiles lors de l'élaboration des rapports. Vous pouvez les modifier et les utiliser à votre convenance.

Consultez le site QAS qui vous propose une boîte à outils simple et pratique pour mettre en route le projet, l'évaluer et l'inscrire dans le temps.

L'agence nationale 2e2f organise de manière systématique une réunion d'aide au démarrage des projets, généralement début octobre de chaque année.  Les modalités de suivi de ce type de projets y sont détaillées. D'autres moments, sous forme collective ou individuelle, en présentiel ou à distance, peuvent être proposés. 

Rapports

Les porteurs de projet doivent remettre des rapports d'activités sur les aspects qualitatifs du projet. Les formulaires actualisés de ces rapports sont à télécharger depuis l'espace bénéficiaire Pénélope.

Le rapport intermédiaire à mi-parcours dresse un premier bilan sur l'état d'avancement du projet. Il est à envoyer à l'agence entre le 1er et le 30 juin 2014.

Pour information, consultez le formulaire du rapport intermédiaire pour les projets démarrés en 2011.

Le rapport final à la fin des 2 ans : comprenant la preuve de la réalisation des activités prévues dans le formulaire de candidature (activités, mobilités transnationales, résultats…). Il est à envoyer dès la fin du projet, entre le 1er août et le 30 septembre 2015.

Pour information, consultez le formulaire du rapport final pour les projets démarrés en 2010.

Aucun justificatif des dépenses ne vous sera demandé par l'agence. Vous devez cependant les conserver pendant 5 ans après la fin du projet au sein de votre structure.

Devis et factures : ils sont à conserver conjointement avec le service comptable de votre structure ; ils peuvent être la preuve d'une activité.

Valorisation

La valorisation fait partie intégrante d'un projet de partenariat Leonardo. Partager son expérience et en diffuser les résultats aussi largement que possible permet :

  • de faire connaître dans l'organisme et plus largement au niveau local la qualité du travail accompli par les apprenants et les formateurs/animateurs concernés,
  • d'inciter les décideurs politiques à soutenir les projets de coopération européenne dans les organismes qui travaillent dans le domaine de l'éducation des adultes.

Consultez le guide en ligne pour la diffusion et la valorisation des résultats.

Un outil de valorisation a été mis en place par la Commission pour tous les partenariats scolaires Comenius, partenariats éducatifs Grundtvig et partenariats Leonardo da Vinci : la base de données européenne EST (European Share Treasure). Alimentée progressivement par chaque établissement dans l'ensemble des pays européens, elle permet une capitalisation des projets développés en Europe.


ATTENTION : Depuis l'appel à propositions 2008, la saisie en ligne des résultats des projets de partenariat est obligatoire sur la base EST.


Chaque partenaire du projet doit saisir en ligne et publier les résultats (WIKI) dans sa langue (en français pour les partenaires français), ainsi que la description du projet en français pour les partenaires français. L'espace bénéficiaire Pénélope comprend les instructions nécessaires pour accéder à la fiche de son projet sur EST.


Enfin, en tant que bénéficiaire d'une subvention Leonardo da Vinci, vous vous êtes engagé à mentionner le soutien du programme Education et Formation Tout au Long de la Vie dans tous les documents diffusés ou publiés, dans tout produit ou matériel réalisé dans le cadre de ce contrat, ainsi que dans toute déclaration ou interview dans les medias.
Le logo à utiliser dans ce cadre est celui du programme EFTLV, téléchargeable à l'adresse ci-contre.

Contrôles

Un contrôle financier peut être mis en œuvre à tout moment pendant les 5 ans qui suivent le paiement du solde au bénéficiaire (ou le remboursement par le même d'un trop perçu). Les documents justificatifs doivent donc être conservés pendant cette période.

Ces contrôles peuvent être réalisés par l'agence mais aussi par des auditeurs externes mandatés par l'agence ou la Commission Européenne.

Le contrôle en cours de projet a pour but de vérifier, dans le cadre d'une visite au sein de l'établissement bénéficiaire et généralement pendant la deuxième année, que le projet progresse correctement, que la réalisation des activités et mobilités est conforme au contrat. 1% des projets (au minimum 2 projets) sont contrôlés chaque année.

Le contrôle approfondi consiste en la vérification des activités et mobilités validées par l'agence à la clôture de votre projet. Vous devrez fournir l'ensemble des documents précisés dans le document téléchargeable ci-contre (à venir). En moyenne, 10% des projets (au minimum 10 projets) sont susceptibles d'être contrôlés.