Les fiches-action de Penelope - accompagnement des porteurs de projet

Choisissez votre année et votre action

Projets de Transfert d'innovation Leonardo 2013

Qui peut en bénéficier ?

Tous les acteurs de l'enseignement et la formation professionnels, dont notamment : les entreprises, les centres de formation publics et privés, les partenaires sociaux, les branches professionnelles, les organismes paritaires collecteurs agréés, les collectivités territoriales, les organismes consulaires, les réseaux de l'accueil, information, orientation (AIO), les associations, les universités à condition que les résultats ne s'adressent pas aux étudiants etc.

Quand ?

Prochaine date limite de candidature : 31/01/2013
candidature fermée

Comment ?

Type de candidature : eForm (PDF)
Consulter les modalités de candidature

Quelle durée ?

Durée maximale de 12 à 24 mois

Contact : leonardo@2e2f.Fr

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Projets de Transfert d'innovation Leonardo 2013 - étape par étape

Préparation de la candidature

Préparer une candidature à un projet européen, c'est avant tout prendre le temps d'organiser une phase de concertation dans son propre organisme et dans celui des partenaires européens pour bien positionner le projet et s'engager sur des objectifs communs.

  • Mobilisation, dès l'amont du projet, d'un acteur institutionnel ou politique, représentatif et décisionnaire ;
  • Analyse approfondie des besoins : quelles attentes, pour quel public, avec quel relais ?
  • Concentration pragmatique et opérationnelle du projet sur: formations/actions, expérimentations concrètes, stratégie de valorisation etc.
  • Richesse et diversité du partenariat ;
  • Méthodologie de conduite de projet structurée et confirmée ;
  • Légitimité du porteur de projet, à l'interne comme à l'externe.

Appel à propositions

Les projets doivent s'inscrire dans les axes d'action définis au niveau européen en matière de formation professionnelle, tels que rappelés dans le Communiqué de Bordeaux. Il s'agit d'atteindre les objectifs fixés par le cadre stratégique pour la coopération européenne dans le domaine de l'éducation et de la formation («Éducation et formation 2020») faisant suite au précédent programme de travail "Éducation et formation 2010" lancé en 2001, et de faire ainsi de nos systèmes d'éducation et de formation professionnels une référence de qualité mondiale.

La seule façon d'obtenir un financement est de répondre à l'Appel à propositions en cours. Il est impératif d'en respecter toutes les modalités pour que la candidature soit recevable. Les candidatures sont sélectionnées selon leur qualité (une notation sur 100) et au regard de la nécessité d'assurer une couverture équilibrée des priorités européennes appliquées à l'action Transfert d'Innovation (choix entre 6 priorités pour l'AO 2013).

Les projets doivent faire l'objet d'une candidature s'inscrivant obligatoirement dans une des priorités européennes définies par le texte de l'appel à propositions publié chaque année par la Commission européenne.

Prochaine date limite d'envoi à l'Agence nationale des candidatures (cachet de la poste faisant foi) : le Jeudi 31 janvier 2013

Candidature

Le formulaire de candidature doit impérativement être celui de l'année 2013, diffusé par l'Agence nationale française (une candidature déposée via un formulaire émis par l'Agence nationale espagnole par exemple, serait inéligible). Il doit être soumis en ligne.

Il est indispensable de télécharger le Guide d'aide à la candidature Transfert d'innovation 2013, qui précise :

  • le rôle des partenaires ;
  • les instructions pour remplir les tableaux financiers ;
  • les taux journaliers maximum pour les frais de personnel et les frais de séjour ;
  • les modèles de lettres d'engagement ;
  • les règles de soumission de la version papier ;

et le Guide d'aide à la saisie et à la soumission de la candidature en ligne (à venir).

Consulter ci-contre un exemple de formulaire de candidature 2012 commenté.

Une fois soumis en ligne, le formulaire de candidature doit être imprimé, complété par les annexes papiers répertoriées (l'analyse des besoins, produits sur lesquels va porter le transfert, les lettres d'engagement des partenaires etc.), puis signé par le représentant légal de l'organisme candidat.

L'ensemble du dossier doit être envoyé à l'Agence nationale en 1 original et 2 copies, au plus tard à la date limite de dépôt de candidature, le 31 janvier 2013 – cachet de la poste faisant foi – à l'adresse suivante :

Agence Europe-Education-Formation France

Pôle Leonardo da Vinci / Candidature Transfert d'Innovation

25 quai des Chartrons

33080 BORDEAUX cedex

Attention : depuis l'appel à propositions 2011, vous devez impérativement télécharger, compléter et signer la fiche d'entité légale, disponible ci-contre.

Toute contractualisation sera impossible sans la réception d'une fiche d'entité légale conforme. La signature et le cachet apposés sur la fiche d'entité légale doivent être identiques aux cachet et signature de la Déclaration sur l'honneur du formulaire de candidature.

Remarque sur le formulaire 2013

Les candidats doivent veiller à mettre à jour leur logiciel Adobe Reader à sa toute dernière version. Certains problèmes de calcul ont été détectés avec des versions précédentes du logiciel Adobe Reader.

Adresses électroniques

Important : il est essentiel de nous communiquer dans votre dossier de candidature une adresse mail valide. Un certain nombre d'informations relatives au traitement de votre projet vous seront communiquées uniquement par courriel. C'est notamment par mail automatique que vous serez notifié, après confirmation de la réception de votre candidature, des codes d'accès qui vous permettront de suivre l'avancement de votre dossier sur l'espace Penelope 

Eligibilité

Si un des critères inscrits dans la grille d'éligibilité est défectueux, la candidature sera déclarée inéligible et ne sera pas évaluée par la suite.

Consultez la grille d'éligibilité ci-contre (à venir).

Evaluation

La sélection des candidatures des projets de Transfert d'Innovation Leonardo da Vinci s'effectue en une seule étape. Le formulaire de candidature comprend donc la totalité des rubriques, y compris le programme de travail et le budget. Il n'y a donc pas dans un premier temps une pré-proposition puis dans un second temps une proposition complète.

L'évaluation qualitative des candidatures est réalisée par deux évaluateurs indépendants sélectionnés par le comité national de sélection des évaluateurs de l'Agence nationale, et approuvés par le Conseil d'Administration de l'Agence.

Les candidatures dont la note globale est inférieure au seuil minimum de qualité sont automatiquement rejetées. Le seuil minimum pour l'appel 2013 est de 65 sur 100.

Attention : pour chaque critère d'attribution, il y a un seuil minimum en dessous duquel la candidature est automatiquement rejetée même si la note globale est supérieure à 65/100.

Sur la base de ces évaluations (note et commentaire par critère de sélection), un Comité National d'Evaluation se réunit afin d'arrêter une liste de pré-sélection des candidatures en fonction du budget disponible pour l'action Transfert d'Innovation.

Les décisions du Comité National d'Evaluation sont souveraines, l'Agence nationale ne peut pas les réexaminer. Seule la Commission européenne dispose des compétences pour modifier la liste nationale de pré-sélection.

Consulter  la grille d'évaluation ci-contre (à venir).

Résultats des sélections

Les résultats sont publiés en ligne sur la plate-forme PENELOPE dans l'onglet « RESULTAT DES SELECTIONS ».

Ressources

Résultats des sélections (nouveau)

Contrat

Les candidats sélectionnés sont appelés à signer une convention de subvention avec l'Agence Europe-Education-Formation France les engageant sur le respect des objectifs et résultats définis dans la candidature. Au regard des commentaires des évaluateurs externes au stade de l'évaluation de la candidature, une mise à jour de certaines données peut s'avérer nécessaire (répartition du budget, composition du partenariat, programme de travail) afin d'élaborer la convention. Les instructions et documents pour cette étape de contractualisation vous seront fournis directement par l'Agence nationale.

Les projets sélectionnés en 2013 auront pour date de démarrage le 1er octobre 2013.

A la suite de la signature de la convention de subvention, l'Agence nationale encourage le bénéficiaire à signer des sous-contrats avec chacun de ses partenaires, dont les obligations découlent de la convention principale avec l'Agence nationale. Un modèle de sous-contrat vous est proposé ci-contre, des clauses peuvent être ajoutées/adaptées. Il est recommandé d'établir ces sous-contrats pour une durée supérieure à celle du projet, afin de couvrir la phase de dépôt et d'analyse du rapport final.

Nous vous invitons à consulter et à utiliser les supports de l'Agence nationale diffusés lors de la réunion de lancement des projets de Transfert d'Innovation 2012.

La convention de subvention comprend 4 annexes. L'annexe III est celle relative aux règles administratives et financières que le bénéficiaire doit respecter afin que les dépenses effectuées dans le cadre du projet soient déclarées éligibles. Elle comprend l'ensemble des documents composant l'Appel à propositions 2013.

Attention : depuis l'appel à propositions 2011, vous devez impérativement télécharger, compléter et signer la fiche d'entité légale, disponible en téléchargement.

Toute contractualisation sera impossible sans la réception d'une fiche d'entité légale conforme. La signature et le cachet apposés sur la fiche d'entité légale doivent être identiques aux cachet et signature de la Déclaration sur l'honneur du formulaire de candidature.

Suivi du projet

Des modifications peuvent intervenir au cours du projet et changer le contenu du contrat. Ces modifications doivent faire l'objet d'une demande motivée auprès de l'Agence à travers le formulaire de demande d'avenant. Après avoir étudié votre dossier, l'Agence pourra donner son accord et émettre un avenant à votre contrat.

Les demandes d'avenant doivent être transmises à l'Agence nationale au plus tard un mois avant la fin de la durée contractuelle du projet.

Télécharger le formulaire de demande d'avenant (à venir).

Consulter la Foire aux questions ci-contre.

Rapports

Le bénéficiaire doit remettre des rapports d'avancement sur les aspects qualitatifs et financiers du projet à échéances fixes :

Un rapport intermédiaire :

A mi-parcours (sauf pour les projets d'une durée égale ou inférieure à 18 mois) faisant le point sur la 1ère moitié du projet ;

L'ensemble du dossier (formulaire eForm et tableau Excel du bilan financier) doit être envoyé à l'Agence nationale en 1 exemplaire original et en 1 copie à la date limite de dépôt indiquée dans la convention de subvention.

Un rapport final :

En fin de parcours faisant le point sur l'ensemble de la période contractuelle ;

L'ensemble du dossier (formulaire eForm, tableau Excel du bilan financier et les annexes des productions finales) doit être envoyé à l'Agence nationale en 1 exemplaire original et en 2 copies à la date limite de dépôt indiquée dans la convention de subvention.

Recevabilité des rapports intermédiaires et finaux :

Si un des critères de recevabilité d'un rapport fait défaut, l'Agence nationale  envoie une demande de renseignement ou de pièce complémentaire. L'analyse du rapport est alors suspendue et le bénéficiaire dispose d'un délai, indiqué dans la demande, pour y répondre. A défaut il pourra être soumis au remboursement partiel ou intégral des sommes qu'il a déjà reçues.

Valorisation

Elle doit faire partie intégrante des projets d'ingénierie de formation soutenus par le programme Leonardo da Vinci. C'est un projet dans le projet. Programmée et budgétée dès le stade de la candidature, la stratégie de valorisation doit permettre aux résultats du projet d'être pérennisés et exploités après l'arrêt du financement communautaire.

Quels sont les critères d'efficacité ?

  1. être axé sur les besoins des utilisateurs finaux / des groupes cibles dès le début du projet ;
  2. diffuser les produits et résultats innovants en matière de formation ;
  3. sélectionner et analyser la capacité de transfert et de réponse aux nouveaux besoins identifiés ;
  4. être adapté aux nouveaux contextes visés ;
  5. comporter des phases de test et d'expérimentation ;
  6. aboutir à une intégration totale dans le nouveau contexte concerné (inscription dans un programme régional de formation professionnelle, création d'un diplôme, etc.).

Ce processus peut intervenir au niveau du projet ou à un niveau supérieur, dans le but de parvenir à une intégration totale et durable au sein des pratiques et systèmes de formation à l'échelon local, régional, national et/ou européen, y compris par le biais d'une certification officielle des qualifications.

Spécificité pour les projets de Transfert d'Innovation : ADAM, le portail réservé aux projets et produits de Leonardo da Vinci

Le portail ADAM est un outil de valorisation des projets du programme sectoriel Leonardo da Vinci créé par la Commission européenne. Alimenté progressivement par les bénéficiaires des différentes actions Leonardo da Vinci, dans toute l'Europe, ADAM permet de capitaliser tous les résultats développés dans le cadre des projets européens Leonardo da Vinci depuis 2007.

Attention : l'enregistrement sur le portail ADAM des projets Transfert d'Innovation sélectionnés est obligatoire, ainsi que la mise à jour de la fiche-projet dans deux langues (entre le français, l'anglais et l'allemand). Cette donnée constitue une obligation contractuelle inscrite dans la convention de subvention.

Contrôles

Contrôle simplifié de 100% des rapports finaux

Le contrôle simplifié est l'analyse du rapport final tant sur les aspects qualitatifs que financiers. Le rapport final doit être obligatoirement accompagné des pièces financières suivantes : toutes les pièces justificatives relatives aux virements bancaires et celles relatives au poste de dépenses « Frais de sous-traitance ».

Contrôle approfondi et Audit in situ

Un contrôle approfondi ou un audit in situ peuvent être mis en œuvre à tout moment pendant les 5 ans qui suivent le paiement du solde au bénéficiaire (ou le remboursement par le même d'un trop perçu). Tous les documents justificatifs doivent donc être conservés par le bénéficiaire pendant cette période.

Ces contrôles peuvent être réalisés par l'Agence nationale mais aussi par des auditeurs externes mandatés par l'Agence nationale ou la Commission Européenne.

Le contrôle financier, appelé communément contrôle approfondi, consiste en la vérification, par ligne de dépense, des montants validés par l'Agence à la clôture de votre projet. Vous devrez fournir l'ensemble des pièces justificatives financières précisées dans le document téléchargeable ci-contre (à venir).